Сотрудники тихо перестали пользоваться разделом
Не жалуются, не требуют доработок — просто переносят работу обратно в переписки и личные списки. Самый надёжный признак: тихий отказ почти всегда означает, что инструмент не подходит.
Мы используем cookie-файлы для улучшения работы сайта. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования cookie
Заказать звонок
Аудит портала Битрикс24
Проходим систему по разделам и составляем опись: что используется, что осталось от прошлых задач, где данные разошлись с реальностью. На выходе — понятный список того, что убрать, что объединить и что доработать. С оценкой каждого пункта.
Первый шагс него начинается любая работа с действующей системой
Список работрезультат — не отчёт для полки, а план с приоритетами
Без обязательствделать работы можно с нами, самим или другим подрядчиком
Когда пора
Шесть признаков, что систему пора разобрать
Порталы зарастают постепенно и незаметно. Каждое отдельное решение выглядело разумным в свой момент — проблема появляется, когда их накапливаются десятки, а половина относится к задачам, которых давно нет.
Новый сотрудник не понимает, куда вести сделку
Воронок несколько, названия похожие, разница объясняется устно и каждый раз по-разному. Если правило нельзя объяснить за минуту, значит его нет.
Никто не знает, зачем нужны половина полей
Карточка сделки требует заполнить десяток пунктов, из которых используется три. Остальные заполняют наугад или пропускают — и данные становятся недостоверными.
Отчёты показывают не то, что происходит
Цифры в системе расходятся с тем, что руководитель знает о компании. Обычно это значит, что часть работы ведётся мимо портала, а часть данных вносится формально.
Настраивали давно, а бизнес с тех пор изменился
Появились новые услуги, подразделения или схемы работы, а структура осталась прежней. Система не сломалась — она просто описывает компанию, которой уже нет.
Настраивали разные люди по очереди
Каждый добавлял своё, никто ничего не убирал. Через пару лет портал превращается в склад решений, связь между которыми помнит разве что тот, кто уже уволился.
Что проверяем Раздел 01 Раздел 02 Раздел 03 Раздел 04 Раздел 05 Раздел 06
Шесть разделов, которые проходим целиком
Мы не оцениваем систему «в целом» — это ни о чём не говорит. Проходим по блокам и в каждом отвечаем на один вопрос: используется ли это в реальной работе.
Воронки и стадии
Сколько их, чем отличаются, где застревают сделки. Совпадают ли стадии с тем, как продажа идёт на самом деле, и не живут ли в системе воронки, куда давно ничего не попадает.
Поля и данные
Какие поля заполняются, а какие остаются пустыми годами. Отдельно проверяем достоверность: если поле заполнено, но значения выбраны наугад, оно хуже пустого.
Каналы и интеграции
Что подключено, что работает, где обращения дублируются или теряются. Часто выясняется, что часть каналов отвалилась после обновлений и этого никто не заметил.
Автоматизации и процессы
Какие роботы и бизнес-процессы настроены, что они делают сейчас и не мешают ли друг другу. Забытые автоматизации — частая причина странного поведения системы.
Права и сотрудники
Кто что видит, есть ли в системе уволенные, на кого назначены их сделки. Права, выданные поимённо вместо ролей, — источник проблем при каждом изменении в штате.
Тариф и приложения
За что вы платите и чем из этого пользуетесь. Иногда после расчистки выясняется, что возможностей текущего тарифа больше, чем нужно, — и мы говорим об этом.
Что вы получите
Список работ, а не отчёт на сорок страниц
Толстый документ с описанием всего, что мы увидели, не нужен никому: его прочитают один раз и уберут. Полезен другой результат — понятный перечень того, что делать.
По итогам аудита вы получаете четыре вещи
- Что убрать. Воронки, поля, автоматизации и сущности, которые не используются или дублируют друг друга. Обычно это самая длинная часть списка.
- Что объединить. Места, где одна и та же работа разнесена по разным контурам без причины — и сотрудники вынуждены помнить, что где лежит.
- Что доработать. Блоки, которые нужны, но не совпадают с реальной работой. Здесь же — то, чего в системе не хватает, хотя в компании этот процесс есть.
- С чего начать. Порядок работ по соотношению пользы и трудозатрат. Часть пунктов вы сможете сделать самостоятельно — мы отметим такие отдельно.
Каждый пункт с объяснением, почему мы так считаем. Без этого список превращается в требование поверить нам на слово, а решения принимать вам.
Как проходит
Четыре этапа
Аудит — это не только просмотр настроек. Половина ответов находится не в системе, а у людей, которые в ней работают каждый день.
- Этап 1
Смотрим систему
Проходим по разделам и фиксируем, что есть: воронки, поля, интеграции, автоматизации, права. Здесь получается опись фактического состояния — она почти всегда отличается от представлений руководителя о своём портале.
- Этап 2
Разговариваем с сотрудниками
Спрашиваем тех, кто работает в системе ежедневно: что удобно, что раздражает, где приходится обходить. Люди охотно рассказывают об этом, если понимают, что цель — упростить им работу, а не найти виноватых.
- Этап 3
Сравниваем с тем, как работает компания
Настройка проверяется не сама по себе, а относительно реальных процессов. Одна и та же схема может быть отличной для компании в сто человек и невыносимой для пятерых.
- Этап 4
Собираем список и обсуждаем его с вами
Приносим перечень работ с приоритетами и объяснениями, проходим по пунктам вместе. Дальше вы решаете, что делать в первую очередь, а что отложить или не делать вовсе.
Кому подходит
Когда аудит нужен, а когда нет
Стоит делать
Система есть и как-то работает
Аудит имеет смысл там, где уже накопилось состояние, которое нужно понять.
- Портал настроен год назад и больше — бизнес с тех пор изменился
- Сотрудники обходят систему, и непонятно почему
- Настраивали разные подрядчики, единой логики нет
- Вы думаете о переделке, но не знаете объёма
- Плановая проверка раз в полгода-год при спокойном развитии
Не стоит
Проверять пока нечего
В этих случаях аудит не даст ничего полезного, и мы скажем об этом сразу.
- Битрикс24 только развернули и почти не настраивали
- Системой пользуются пару месяцев — данных для выводов мало
- Вы уже точно знаете, что нужно поменять, и это одна конкретная вещь
- Проблема очевидно не в настройке, а в том, что людей не научили
Так уже бывало
Два проекта, где всё началось с разбора
Портал зарос за годы
Онлайн-школа из топ-10
Компания на 600+ сотрудников. Портал оброс воронками, полями и интеграциями так, что разобраться в нём не могли даже собственные технические специалисты. Начали с ревизии: сначала убрали лишнее, и только потом добавляли новое.
Читать кейс → Система устарела вместе с ростомИнвестиционный консалтинг
Настройка работала три года почти без правок — отличный результат. Потом объём дел вырос, и раздел, где велось сопровождение, тихо перестали открывать. Разобрали заново и пересобрали логику под новый масштаб.
Читать кейс → Честно
Список работ вы можете отдать кому угодно
Аудит устроен так, что его результат остаётся у вас и не привязывает к нам. Список работ написан понятным языком, с объяснением каждого пункта, — с ним можно пойти к любому подрядчику или сделать часть самостоятельно.
Если после аудита вы решите работать не с нами — это нормальный исход, и мы пишем отчёт именно с таким расчётом.
Обратный подход встречается часто: аудит как предлог, чтобы напугать объёмом проблем и продать большое внедрение. Отличить просто — в таком отчёте много слов про то, что всё плохо, и мало конкретики про то, что именно делать.
Вторая вещь, о которой стоит знать. Аудит часто заканчивается выводом, что переделывать почти ничего не нужно. Настройка нормальная, а система не используется, потому что людей не научили работать в ней ежедневно. Тогда мы предлагаем обучение, а не доработку, — это дешевле, быстрее и решает настоящую проблему.
И третье. Мы не оцениваем чужую работу в категориях «правильно» и «неправильно». Настройка, которая не подходит вам, может быть отличной для компании другого размера или другой отрасли. Полезно понять, что именно разошлось с вашим бизнесом, а не услышать, что предшественники всё сделали плохо.
Вопросы
Что спрашивают про аудит
Что мы получим на выходе?
Список работ с приоритетами: что убрать, что объединить, что доработать и с чего начинать. Каждый пункт с объяснением, почему мы так считаем. Отдельно отмечаем то, что вы можете сделать самостоятельно без нашего участия. Толстого отчёта с описанием всей системы не будет — такие документы читают один раз и убирают.
Обязательно ли потом заказывать работы у вас?
Нет. Список написан так, чтобы с ним можно было пойти к любому подрядчику или сделать часть силами своих сотрудников. Мы сознательно не пишем отчёты, которые понятны только нам, — это привязывало бы вас к нам искусственно.
Нужно ли давать вам доступ к порталу?
Да, без доступа посмотреть настройки невозможно. Обычно достаточно роли с правом просмотра — вносить изменения на этапе аудита не требуется. Если вы предпочитаете не выдавать доступ, часть аудита можно провести на встрече с демонстрацией экрана, но это дольше и менее подробно.
Будете ли вы опрашивать наших сотрудников?
Это важная часть работы, и мы настоятельно её рекомендуем. Половина ответов находится не в настройках, а у людей: где они обходят систему, что заполняют формально, чего им не хватает. Разговор занимает пятнадцать-двадцать минут с каждым и идёт в формате «как вам удобнее работать», а не проверки.
Как часто нужно проводить аудит?
Раз в полгода-год достаточно, если бизнес меняется плавно. Внеплановый повод — любое заметное изменение: рост объёмов в разы, новая услуга или подразделение, смена схемы работы с клиентами. Именно в эти моменты настройка начинает отставать от жизни, а замечают это далеко не сразу.
А если выяснится, что всё плохо?
Скажем прямо, но без драматизации. «Всё плохо» на практике встречается редко — обычно проблемных мест два-три, а остальное работает. Даже в самом запущенном случае у вас останутся данные, лицензии и часть настроек. Гораздо чаще итог противоположный: система в порядке, а не работает она по другой причине.
Сколько занимает аудит?
Зависит от размера портала и числа сотрудников, с которыми нужно поговорить. Небольшая компания с одной-двумя воронками — вопрос нескольких дней. Крупный портал с десятками контуров, интеграций и подразделений разбирается дольше. Точный срок называем после первого разговора, когда понятен масштаб.
Читать дальше
Связанные материалы
Следующий шаг
Разберём ваш портал и скажем, что с ним делать
Расскажите, когда настраивали систему и что в ней сейчас не устраивает, — определим объём аудита и назовём срок. Если разбирать пока нечего, тоже скажем. Встреча на 40 минут, без обязательств продолжать.
Обсудить вашу задачу
Оставьте контакты — свяжемся в рабочее время, разберём вашу ситуацию и скажем, что нужно, а что можно не делать. Бесплатно и без обязательств.