Каждое дело заводилось вручную
Проект под каждое сопровождение создаётся с нуля: задачи, сроки, участники. Пока дел немного, это нормально. Когда их поток — это часы работы в неделю на одно только оформление.
Мы используем cookie-файлы для улучшения работы сайта. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования cookie
Заказать звонок
Кейс · пятый год работы
Инвестиционный консалтинг: система работала три года, а потом перестала подходить
Компания консультирует по инвестициям и ведёт юридическое сопровождение сделок. Работаем с 2021 года. Первая версия системы обслуживала бизнес три года почти без правок — а затем объём дел вырос настолько, что прежняя логика перестала справляться. Сейчас пересобираем её заново.
- Отрасль
- Инвестиционный консалтинг и юридические услуги
- Работаем с
- 2021 года
- Как пришли
- По рекомендации
- Статус
- Идёт перестройка логики
Коротко
Пять лет одной системы
5 летсопровождаем компанию — с 2021 года по настоящее время
3 годапервая версия системы работала почти без изменений
1смарт-процесс на каждую услугу вместо общего блока проектов
+2новых контура: объекты недвижимости и учёт доходов с расходами
Это единственный наш кейс, где мы переделываем собственную работу. Три года настройка была удачной, а потом бизнес вырос — и решение, правильное для прежнего объёма, стало тесным. Ниже честно объясняем, почему это нормально.
Хронология
Как проект развивался пять лет
- 2021 · Начало
Битрикс24 был настроен сотрудниками самостоятельно
Компания развернула систему своими силами и как-то в ней работала. Проблема была не в старании, а в знании возможностей: сотрудники использовали то, что нашли сами, и не подозревали о большей части инструментов. Результат такой работы всегда одинаковый — система есть, пользы почти нет.
- 2021 · Первая версия
Два контура: продажи и оказание услуг
Разобрали процесс и собрали воронку продаж: обзвон базы потенциальных клиентов, разбор ситуации обратившегося, подготовка предложения, договор. Подключили телефонию, сайт, почту и мессенджеры — обращения перестали расходиться по личным каналам.
После подписания договора сделка переходила во второй контур, где к работе подключались юристы и вели сопровождение.
- 2021–2024 · Стабильная работа
Три года почти без правок
Система обслуживала компанию с минимальным числом запросов на доработки. Для внедрения это хороший показатель: настройка совпадала с реальностью, и люди не искали способов работать мимо неё.
- Затем · Сигнал
Работа с проектами сошла на нет
С ростом числа дел у юристов раздел «Проекты», в котором велось сопровождение, постепенно перестал использоваться. Не по чьей-то вине — просто инструмент, удобный для десятка дел, оказался неудобным для их потока.
Это и был сигнал. Когда сотрудники тихо перестают пользоваться разделом, дело почти никогда не в дисциплине.
- Сейчас · Перестройка
Пересобираем логику на смарт-процессах
Заново разобрали полный цикл работы по всем услугам компании и приняли решение переходить на смарт-процессы — по одному на каждую услугу. Первые уже запущены и показывают себя хорошо. Параллельно добавили отдельный контур на объекты недвижимости и учёт денег.
Диагноз
Почему хорошее решение перестало быть хорошим
Ничего не сломалось. Изменился объём: дел у юристов стало значительно больше, и инструмент, рассчитанный на прежний поток, начал мешать.
Дела нельзя было сравнивать между собой
У проектов нет общих стадий и единых полей. Поэтому невозможно посмотреть все дела одного типа списком и понять, сколько их в работе, где они застряли и сколько в среднем занимает каждый этап.
Разные услуги смешивались в одном месте
Компания оказывает несколько разных услуг, у каждой свой порядок работы. В общем разделе они лежали вперемешку, и отличались только названием.
Отчётность по юристам не собиралась
Загрузку специалистов и скорость прохождения дел можно было оценить только вручную. С ростом объёма это перестало быть выполнимым.
Объекты недвижимости жили в описаниях
Объект упоминался внутри дела текстом. Собрать историю по конкретному объекту — что с ним делали, какие услуги оказывали, сколько он принёс — было нельзя.
Деньги считались отдельно от работы
Доходы и расходы велись вне системы. Связать конкретное дело с тем, сколько оно принесло и во что обошлось, можно было только сведением данных руками.
Решение
Почему смарт-процессы вместо проектов
Оба инструмента есть в Битрикс24, и оба хороши — но для разных задач. Разница становится заметной именно тогда, когда однотипных дел становится много.
Проекты
Для уникальной работы
Каждый проект собирается под конкретную задачу и живёт по своим правилам.
- Подходят, когда дела разные и их немного
- Гибкие: можно устроить внутри что угодно
- Создаются вручную под каждый случай
- Плохо сравниваются между собой
- Не дают сводной картины по типу работ
Смарт-процессы
Для повторяющейся работы
Своя сущность на каждую услугу: с фиксированными стадиями, полями и правами.
- Все дела одного типа видны единым списком
- Стадии одинаковые — значит сравнимые
- Создаются автоматически, шаблон уже готов
- Видно, сколько дел в работе и где застряли
- Собирается отчётность по срокам и загрузке
Проще говоря: проект хорош, когда каждое дело неповторимо. Смарт-процесс — когда дела похожи и отличаются деталями. В 2021 году у компании была первая ситуация, сейчас — вторая.
Что добавили
Три новых контура сверх услуг
Услуги
Смарт-процесс на каждую услугу
У каждой услуги собственный порядок работы, стадии и ответственные. Дела одного типа собираются в список, по которому видно объём, сроки и застрявшие случаи. Первые процессы уже запущены и работают.
Активы
Карточка на каждый объект недвижимости
Объект стал отдельной сущностью, а не строкой в описании дела. К нему привязываются все услуги, документы и деньги — поэтому историю объекта можно поднять целиком, даже спустя годы и через несколько сделок.
Деньги
Воронки доходов и расходов
Поступления и затраты ведутся в системе и привязаны к делам и объектам. Собственник видит не только ход работы, но и финансовую картину целиком, без отдельных таблиц.
Эффект
Что меняет перестройка
Дела заводятся сами
Вместо ручного создания проекта под каждое сопровождение — готовый шаблон со стадиями. Освободившееся время юристы тратят на работу, а не на оформление.
Видно весь объём работы
Все дела одного типа в одном списке: сколько в работе, на каких стадиях, что стоит дольше обычного. Раньше такой картины не существовало.
Каждая услуга живёт по своим правилам
Разные виды работ больше не лежат вперемешку. У каждой услуги свои стадии, поля и сроки — и свои показатели.
Объект недвижимости стал точкой сборки
Открываешь объект — видишь все услуги по нему, документы и деньги. История не рассыпается между делами разных лет.
Финансы связаны с работой
Доходы и расходы привязаны к делам и объектам. Видно, сколько принесло конкретное дело и во что оно обошлось.
Появилась отчётность по юристам
Загрузка специалистов и скорость прохождения этапов считаются автоматически. Распределять новые дела стало возможно по фактической занятости.
Честно
У любой настройки есть срок годности
Мы переделываем систему, которую сами же собрали. Могли бы этого не писать — но тогда получился бы кейс, из которого читатель сделает неверный вывод: что правильное внедрение делается один раз и навсегда.
Система настраивается под бизнес, который есть сейчас. Когда бизнес меняется настолько, что прежние решения становятся тесными, — это признак роста, а не ошибки.
Первая версия проработала три года почти без правок. Для внедрения это отличный результат: значит, схема совпадала с реальностью и людям было удобно. Но у юристов вырос поток дел, и инструмент, хороший для десятка сопровождений, перестал подходить для их постоянного потока. Это не поломка, это другая задача.
Отдельно скажем про признак, по которому мы это заметили. Никто не жаловался. Раздел просто перестали открывать — работа переехала в переписки и личные списки. Тихий отказ от инструмента почти всегда означает, что инструмент не подходит, и реагировать надо не требованием дисциплины, а разбором причин.
Поэтому мы и делаем регулярные аудиты у клиентов на сопровождении: чтобы такие вещи всплывали через месяц, а не через два года. В этом проекте, признаем, могли заметить и раньше.
Вопросы
Что спрашивают про устаревшие настройки
Как понять, что система перестала подходить?
Самый надёжный признак — сотрудники тихо перестают пользоваться каким-то разделом. Не жалуются, не требуют доработок, а просто переносят работу обратно в переписки, таблицы и личные списки. Второй признак — растёт число ручных действий: то, что раньше занимало минуту, теперь требует пятнадцати, потому что объём вырос. Оба сигнала стоит проверять раз в полгода, даже если жалоб нет.
Чем смарт-процессы отличаются от проектов?
Проект — это уникальная работа со своим устройством, собираемая под конкретный случай. Смарт-процесс — собственная сущность с фиксированными стадиями и полями, одинаковая для всех дел этого типа. Правило простое: если ваши дела похожи друг на друга и их много, нужен смарт-процесс, потому что появляется сравнимость и отчётность. Если каждое дело действительно уникально и их единицы — проект удобнее.
Придётся ли пересобирать всё заново?
Обычно нет. В этом проекте воронка продаж и интеграции остались прежними — они по-прежнему подходят. Меняется только та часть, которая перестала справляться: работа юристов с делами. Полная пересборка нужна редко, чаще достаточно заменить один-два блока, а остальное оставить в покое.
Зачем заводить отдельную сущность на объект?
Затем, чтобы история собиралась вокруг него, а не рассыпалась по делам разных лет. Это универсальный приём: у нас есть похожие решения для квартир в аренде и для единиц техники в сервисе. Признак, что вам это нужно: в бизнесе есть объект, к которому возвращаются годами и по которому важна вся история целиком.
Можно ли вести доходы и расходы в Битрикс24?
Управленческий учёт — да, и это часто удобнее отдельных таблиц, потому что деньги привязываются к конкретным делам и объектам. Бухгалтерский учёт — нет, для него есть профильные системы, и заменять их не нужно. Граница проходит там, где заканчиваются управленческие решения и начинается отчётность для государства.
Как часто нужно пересматривать настройку?
Разбирать систему целиком раз в полгода-год достаточно, если бизнес меняется плавно. Внеплановый повод — любое заметное изменение: рост объёма в разы, новая услуга, новое подразделение, изменение схемы работы с клиентами. Именно в эти моменты настройка чаще всего начинает отставать от жизни, а замечают это далеко не сразу.
Читать дальше
Похожие материалы
Следующий шаг
Посмотрим, не отстала ли ваша система от бизнеса
Если Битрикс24 настраивали несколько лет назад, а компания с тех пор выросла — разберём, какие блоки перестали работать и что стоит заменить. Скорее всего, менять придётся не всё. Встреча на 40 минут, без обязательств продолжать.
Заказать звонок