Обращения приходили в пять разных мест
Сайт, социальные сети, мессенджеры, звонки. Каждое утро приходилось обходить все каналы, и достаточно было пропустить один, чтобы заявка пролежала до вечера.
Мы используем cookie-файлы для улучшения работы сайта. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования cookie
Заказать звонок
Кейс · быстрый запуск
Системы очистки воды: запустили Битрикс24 за неделю, склад добавили через три месяца
Компания из пяти человек продаёт и устанавливает системы водоочистки: собственник ездит на консультации и готовит предложения, менеджер ведёт сделку целиком, монтаж выполняют подрядчики. Клиенты — владельцы домов и дач и производственные предприятия. Заявки уже шли, а обрабатывать их было негде.
- Отрасль
- Водоочистка: продажа и монтаж
- Размер
- До 5 сотрудников
- Клиенты
- Частные дома и производства
- Как пришли
- Нашли нас сами в интернете
Коротко
Что сделали
1неделя от старта до запуска системы в работу
4документа формируются по шаблонам: КП, договор, счёт, акт
2типа клиентов в одной воронке: частные дома и производства
3 мес.спустя добавили складской учёт — отдельной программой
Неделя здесь не достижение, а следствие задачи: компания небольшая, процесс продажи однородный, лишних участников нет. Ровно поэтому мы не стали растягивать проект и делать всё сразу — сначала запустили то, без чего заявки продолжали теряться.
С чем пришли
Заявки идут, а складывать их некуда
Самая частая ситуация у растущей микрокомпании. Реклама работает, обращения приходят из нескольких каналов сразу, а единого места, где они хранятся, не существует. Клиент пришёл к нам с прямым запросом: нужно быстро, потому что деньги теряются прямо сейчас.
Собственник — главный специалист
Он выезжает на консультации, подбирает оборудование, готовит предложение и контролирует монтажников. Когда такой человек занят на объекте, работа с новыми заявками останавливается — если она нигде не зафиксирована.
Документы собирались вручную под каждую сделку
Предложение, договор, счёт, акт. В компании, где менеджер один, оформление отнимало заметную часть дня и приносило ошибки в реквизитах и суммах.
Два разных типа клиентов в одном потоке
Владелец дачи и производственное предприятие покупают по-разному: разные суммы, сроки и документы. Различать их в переписке можно только по памяти.
Монтаж вели подрядчики вне поля зрения
Установку выполняют внешние бригады. Без общей точки статус работ приходилось выяснять звонками, а клиенту отвечать приблизительно.
Остатки комплектующих жили отдельно
Система водоочистки собирается из компонентов: корпус, блок управления, бак, распределители, загрузка. Что есть в наличии и хватит ли на очередной заказ — считалось по памяти и в таблицах.
Запуск
Первая неделя: сделали то, без чего теряются деньги
7дней до работающей системы
Клиенту была важна скорость, и это разумное требование: пока системы нет, заявки продолжают теряться, а каждая потерянная — это упущенная установка. Поэтому мы не стали проектировать идеальную конструкцию, а собрали минимально достаточную и запустили её в работу.
Одна воронка от заявки до оказания услуги, все каналы сведены в неё, документы по шаблонам. Базовый тариф — большего на этом этапе не требовалось.
Воронка от заявки до оказания услуги Сайт Социальные сети Мессенджеры Телефония Шаблон КП Шаблон договора Шаблон счёта Шаблон акта
Что было дальше
Обучение, месяц донастройки и только потом склад
Быстрый запуск имеет смысл, только если за ним следует сопровождение. Иначе компания получает работающую систему, в которой никто не умеет работать, — и через месяц возвращается к прежним привычкам.
- Шаг 1
Обучили работе в новой схеме
Разбор шёл по рабочим сценариям: как принять обращение, как назначить выезд, как сформировать предложение, как довести до акта. Не курс по возможностям системы, а порядок ежедневных действий.
- Шаг 2
Месяц регулярных онлайн-встреч
Смотрели, как работа идёт на практике, и правили по итогам: где сотрудникам неудобно, где не хватает поля, где стадия оказалась лишней. Настройка, собранная за неделю, за этот месяц становится точной.
- Шаг 3
Через три месяца — складской учёт
Когда продажи устоялись, вернулись к отложенной задаче: остаткам комплектующих. К этому моменту уже было понятно, как именно компания собирает заказы, — и решение принималось не вслепую.
- Сейчас
Регулярный аудит и рекомендации
Поддерживаем связь, периодически смотрим, как используется система, и предлагаем, что стоит поправить или добавить. Компания растёт, и задачи меняются вместе с ней.
Отдельная история
Штатный складской учёт не подошёл — и мы это признали
В Битрикс24 есть встроенный складской учёт, и логично было использовать его. Мы разобрали задачу и пришли к выводу, что под этот бизнес он не годится. По рекомендации подключили специализированную программу и связали её с порталом.
Задача
Заказ собирается из комплектующих
Система водоочистки — не товар со склада, а набор компонентов, который подбирается под конкретный объект: корпус, блок управления, бак, распределители, наполнение.
- Нужно вести остатки по каждому комплектующему отдельно
- Из остатков собирается готовый заказ под клиента
- Один и тот же компонент входит в разные сборки
- Надо понимать, хватает ли наличия на очередную установку
Решение
Отдельная складская программа с интеграцией
Учёт остатков и сборку заказов вынесли в специализированный сервис, а с Битрикс24 связали через интеграцию. Обмен работает без нареканий.
- Остатки комплектующих ведутся там, где это удобно
- Сборка заказа из компонентов — штатная функция сервиса
- Продажи и клиенты остались в Битрикс24
- Данные не вносятся дважды
Можно было попытаться собрать такую логику внутри портала на смарт-процессах. Получилась бы конструкция, которую дорого делать и неудобно поддерживать, — при том, что готовое решение стоит недорого и работает из коробки.
Эффект
Что изменилось в работе
Заявки перестали теряться
Обращения из всех каналов попадают в одну воронку автоматически. Обходить каждое утро пять источников больше не нужно.
Работа не встаёт, когда собственник на объекте
Заявка зафиксирована, ответственный назначен, следующий шаг виден. Менеджер продолжает вести клиента, не дожидаясь возвращения руководителя.
Документы за одно действие
Предложение, договор, счёт и акт формируются из сделки по шаблонам. Время на оформление сократилось, ошибки в реквизитах ушли.
Частники и производства различимы
Оба типа клиентов ведутся в одной воронке, но различаются по данным сделки. Отчёты по направлениям строятся без разделения на отдельные контуры.
Монтаж виден в системе
Статус работ подрядчиков фиксируется в сделке. Клиенту называют реальный срок, а не приблизительный.
Остатки под контролем
Комплектующие учитываются в складской программе, заказ собирается из наличия. Видно, хватает ли компонентов на ближайшие установки.
Честно
Неделя или полгода — зависит не от подрядчика
Этот проект мы запустили за неделю. В другом нашем кейсе на поиск рабочей схемы ушло полгода. Разница не в старании и не в загруженности — в том, насколько сложно устроен сам бизнес.
Срок внедрения определяется не скоростью работы, а количеством развилок в вашем процессе.
Здесь путь клиента прямой: обращение, выезд, предложение, договор, монтаж, акт. Один менеджер ведёт сделку целиком, участников мало, исключений почти нет. Такую схему можно описать с первого раза и собрать за неделю.
Там продажа начиналась с холодного звонка, проходила через дизайнера и поставщиков и заканчивалась повторной отгрузкой через год. Развилок много, часть из них выясняется только на практике, поэтому схема менялась несколько раз.
Отсюда практический вывод: если подрядчик называет срок, не разобрав ваш процесс, эта цифра ничего не значит. И наоборот — если ваш процесс прост, платить за трёхмесячное внедрение незачем.
Вопросы
Что спрашивают небольшие компании
За сколько реально запустить CRM?
Если процесс продажи однородный и сделку от начала до конца ведёт один человек — за неделю, как в этом проекте. Если участников несколько, этапы принципиально разные и между ними проходят месяцы — счёт идёт на недели и месяцы. Срок определяется устройством вашего бизнеса, а не прайсом подрядчика, поэтому честный ответ можно дать только после разбора процесса.
Нужно ли делать всё сразу?
Почти никогда. Начинать стоит с того, без чего теряются деньги прямо сейчас, — обычно это сбор заявок в одно место. Остальное добавляется, когда компания к этому готова и когда уже понятно, как она работает на практике. В этом проекте складской учёт появился через три месяца после запуска — и решение получилось точнее, чем если бы мы делали его вслепую на старте.
Хватает ли встроенного складского учёта Битрикс24?
Хватает, если вы продаёте готовые товары: пришло, лежит, ушло. Не хватает, когда продукт собирается из компонентов и нужно вести остатки по каждому из них, а из них комплектовать заказ под клиента. В таких случаях лучше подключить специализированную складскую программу и связать её с порталом — это дешевле и надёжнее, чем воспроизводить её логику внутри Битрикс24.
Можно ли вести частных лиц и юридических в одной воронке?
Да, если этапы совпадают. В этом бизнесе и владелец дома, и производственное предприятие проходят один путь: обращение, выезд специалиста, подбор оборудования, предложение, договор, монтаж. Различия в суммах и документах решаются полями в сделке. Отдельные воронки понадобились бы, если бы этими направлениями занимались разные сотрудники по разным сценариям.
Хватит ли базового тарифа?
Для компании из нескольких человек с одной воронкой — чаще всего да. Переходить выше стоит тогда, когда упираетесь в конкретное ограничение: не хватает прав доступа, нужных отчётов или числа сотрудников. Начинать с дорогого тарифа «на вырост» смысла нет: сменить его можно в любой момент, а переплата идёт с первого дня.
У нас заявки идут прямо сейчас, а системы нет. С чего начать?
С единой точки сбора обращений. Подключить каналы и завести простую воронку можно быстро, и это сразу останавливает потери. Разбираться с отчётностью, складом и автоматизацией лучше потом — когда поток перестанет утекать. Обратный порядок встречается часто и обходится дорого: пока проектируется идеальная схема, заявки продолжают теряться.
Читать дальше
Похожие материалы
Следующий шаг
Если заявки теряются прямо сейчас — начнём с этого
Разберём ваш процесс и скажем, что можно запустить быстро, а что имеет смысл отложить. Если задача простая, так и скажем — и назовём короткий срок. Встреча на 40 минут, без обязательств продолжать.
Заказать звонок