Не видно, что делает каждый менеджер
Главная боль, с которой пришли. В таблице виден результат, но не шаги: на чём стоит подготовка, что согласовано, а что нет, где ждут ответа подрядчика. Узнать это можно было только спросив.
Мы используем cookie-файлы для улучшения работы сайта. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования cookie
Заказать звонок
Кейс · организация мероприятий
Ивент-агентство: от прогрева будущих событий до адаптации сотрудников
Агентство организует мероприятия всероссийского масштаба. Штат большой, проекты сложные, ошибка стоит дорого — событие нельзя перенести на неделю, если что-то не успели. При этом вся работа велась в таблицах, и проследить, что делает каждый ивент-менеджер, было невозможно.
- Отрасль
- Организация мероприятий
- Масштаб
- Проекты всероссийского уровня
- Как пришли
- По видео в интернете
- Статус
- Работает, техническая поддержка
Коротко
Что построили
6контуров: от квалификации запроса до адаптации новых сотрудников
2директора согласуют бюджет и маржинальность до старта проекта
1база подрядчиков вместо разрозненных списков и контактов
0таблиц, в которых раньше велась вся работа компании
Самый насыщенный проект из наших по числу контуров. При этом собирался он не сразу: сначала запустили и обкатали основные процессы, и только убедившись, что всё работает, взялись за подбор и адаптацию сотрудников.
С чем пришли
Таблицы перестали держать объём
Google-таблицы — честный инструмент, и на них можно вырасти довольно далеко. Но у них есть предел, и в ивент-бизнесе он наступает быстро: слишком много участников, слишком много деталей, слишком жёсткие сроки.
Данных слишком много
Мероприятие — это сотни мелочей: площадка, техника, персонал, тайминг, логистика, документы. Когда всё это лежит в таблицах по нескольким проектам сразу, найти нужное труднее, чем спросить у коллеги.
Подрядчики жили в личных контактах
Пул поставщиков — главный актив ивент-агентства. Но информация о том, кто что делает, по каким ценам и насколько надёжен, хранилась у конкретных людей, а не в компании.
Предложение готовили несколько человек
Креативная концепция собирается совместно, и в таблице такую работу не организовать: непонятно, кто что предложил, что вошло в итоговый вариант и на ком сейчас ход.
Выгодность проекта считалась поздно
В мероприятиях легко взять проект, который окажется убыточным: смета растёт по ходу, подрядчики поднимают цены. Без согласования маржинальности на входе это выясняется, когда отступать уже некуда.
Будущие события нигде не копились
О крупных мероприятиях известно за месяцы и годы. Но если такие сведения не собирать системно, они остаются разговорами и не превращаются в заявки.
Как начался проект — и почему мы сразу отказались от собственного решения
Клиент нашёл нас по видео, где мы разбирали работу компании из его отрасли, и пришёл именно за тем, что там увидел. Но при обсуждении задачи выяснилось, что показанная схема ему не подходит: другие процессы, другой масштаб, значительно больше участников. Мы сказали об этом сами, ещё до договора, и начали разбор с чистого листа.
Что построили
Шесть контуров в порядке запуска
Сначала собрали то, без чего компания не работает, обкатали — и только потом добавили блок по работе с персоналом.
1
Квалификация запроса и подготовка предложения
Здесь запрос превращается в предложение. Несколько сотрудников совместно собирают креативную концепцию, каждый вклад виден, а итоговый вариант складывается в системе, а не в переписке. Завершается всё согласованием бюджета и маржинальности с операционным и финансовым директором.
Согласование выгодности — обязательная стадия, а не пожелание. Пока проект не одобрен по деньгам, он не уходит дальше.
2
Оказание услуг: подготовка и проведение мероприятия
Сердце системы. Мероприятие всероссийского масштаба состоит из десятков параллельных направлений, и пропустить нельзя ни одно: у события есть дата, которую невозможно сдвинуть. Контур ведёт проект по этапам, показывает ответственных и подсвечивает то, что отстаёт от графика.
Именно этот контур закрыл исходную боль: стало видно не только результат работы менеджера, но и каждый её шаг.
3
Пул подрядчиков
Отдельный смарт-процесс, в котором собрана и продолжает накапливаться информация о каждом поставщике: что делает, на каких условиях, в каких проектах участвовал, как себя проявил. База принадлежит компании, а не живёт в телефонах отдельных сотрудников.
Для ивент-агентства это стратегический актив: скорость просчёта нового проекта напрямую зависит от того, насколько быстро находится нужный подрядчик с известными условиями.
4
Прогрев будущих мероприятий
Самый необычный контур проекта. Сюда складываются сведения о событиях, которых ещё нет: что клиент планирует, когда примерно, какого масштаба. Дальше такие заготовки просчитываются, и по каждой принимается решение — участвовать в закрытом тендере или нет.
Тендеры здесь закрытые, без публичных площадок. Значит выигрывает не тот, кто быстрее реагирует на объявление, а тот, кто знал о событии заранее и успел подготовиться.
5
Подбор персонала
Запущен после того, как основные контуры обкатались. Поиск и отбор кандидатов ведутся как процесс со стадиями и ответственными: видно, сколько людей в работе по каждой вакансии и где отбор буксует.
6
Адаптация новых сотрудников
Редкий контур, который автоматизируют единицы. Выход человека на работу — это последовательность шагов: доступы, знакомство с процессами, первые задачи, контрольные точки. В системе они перестают зависеть от того, вспомнил ли о них руководитель в первый рабочий день новичка.
В компании с большим штатом и проектной работой это прямо влияет на скорость: чем быстрее человек входит в дело, тем раньше начинает приносить пользу.
Отдельно
Две вещи, которых обычно в CRM не бывает
Большинство систем описывают путь от заявки до оплаты. Здесь появились два контура, которые выходят за эти рамки, — и оба оказались важными.
Деньги на входе
Маржинальность согласуется до старта
В проектном бизнесе убыточный заказ выглядит как удача ровно до момента, когда начинают приходить счета подрядчиков.
- Смета и ожидаемая прибыль считаются до согласия
- Проект утверждают операционный и финансовый директор
- Сделка не идёт дальше без одобрения по деньгам
- Решение об отказе принимается осознанно, а не по факту убытка
Будущее вместо настоящего
Прогрев событий, которых ещё нет
Обычная воронка работает с теми, кто обратился. Эта — с теми, кто обратится через полгода.
- Сведения о планируемых событиях копятся заранее
- Каждая заготовка просчитывается до объявления тендера
- Решение об участии принимается взвешенно
- К моменту запроса агентство уже готово
- Видна не только текущая загрузка, но и будущая
Эффект
Что изменилось в работе
Виден каждый шаг менеджера
Исходная задача закрыта. По любому мероприятию понятно, что сделано, что в работе и где ждут ответа. Спрашивать лично больше не нужно.
Подготовка предложения стала прозрачной
Совместная работа над концепцией идёт в системе: видно вклад каждого и то, на ком сейчас ход. Идеи не теряются в переписке.
Убыточные проекты отсекаются заранее
Согласование маржинальности стало обязательной стадией. Решение брать или не брать проект принимается до того, как в него вложены силы.
База подрядчиков принадлежит компании
Информация о поставщиках хранится в системе, а не в личных контактах. Уход сотрудника больше не означает потерю связей.
Появился горизонт планирования
Будущие мероприятия видны заранее. Компания понимает не только текущую загрузку, но и то, что предстоит через несколько месяцев.
Новые сотрудники входят в работу быстрее
Подбор и адаптация ведутся как процессы. Первые дни новичка перестали зависеть от занятости его руководителя.
Честно
Клиент пришёл за решением из нашего видео — и мы сказали, что оно ему не подходит
Ситуация была удобная для продажи. Человек посмотрел ролик про компанию из своей отрасли, увидел готовую схему и пришёл именно за ней. Оставалось повторить показанное — работа знакомая, времени меньше, вопросов ноль.
Но при разборе задачи стало ясно, что процессы у него устроены иначе, а участников в разы больше. Схема, хорошо работающая в небольшом агентстве, здесь развалилась бы на первом крупном проекте.
Одинаковая отрасль не означает одинаковых процессов. Два ивент-агентства могут быть устроены так же по-разному, как завод и онлайн-школа.
Мы сказали об этом до договора и начали разбор заново. В итоге получилось шесть контуров вместо схемы из ролика — и два из них, прогрев будущих событий и согласование маржинальности, в том видео вообще не упоминались.
Отсюда важное замечание о том, как читать этот раздел сайта. Кейсы и видео показывают ход мысли, а не готовые решения. Если вы узнали в описании свою ситуацию — это хороший повод поговорить, но не повод считать, что вам нужно ровно то же самое. Мы в любом случае начнём с разбора вашей работы, даже если внешне она похожа на уже сделанное.
Вопросы
Что спрашивают проектные компании
У нас всё в таблицах и в целом работает. Когда пора менять?
Признак простой: когда узнать статус работы быстрее у человека, чем в таблице. Это значит, что данные в ней уже не отражают реальность — их вносят с опозданием или не вносят вовсе. Второй признак — вы видите результат, но не видите шагов: понятно, что проект сдан, но непонятно, где он буксовал и почему. В проектном бизнесе именно это стоит дороже всего.
Как контролировать проектных менеджеров, не превращая это в слежку?
Контролировать не людей, а состояние работы. В системе видно не то, чем занят человек в конкретную минуту, а то, на каком этапе проект и что отстаёт от графика. Разница принципиальная: первое вызывает сопротивление и ничего не даёт, второе помогает и самому менеджеру — он видит свои узкие места раньше, чем они станут проблемой.
Зачем согласовывать маржинальность внутри CRM?
Чтобы решение о выгодности принималось до того, как проект начали делать. В проектном бизнесе смета растёт по ходу, и убыточность выясняется в конце, когда отказаться уже нельзя. Когда согласование встроено стадией, сделка физически не двигается дальше без одобрения — и это дисциплинирует лучше любых регламентов.
Что такое воронка прогрева будущих заказов?
Это работа с тем, чего ещё нет: сведения о планируемых событиях, проектах и закупках, о которых известно заранее. Они копятся, просчитываются и превращаются в подготовленное предложение к моменту, когда клиент действительно объявит о запросе. Особенно полезно там, где тендеры закрытые: побеждает не скорость реакции, а готовность заранее.
Зачем вести базу подрядчиков в системе?
Затем, что это актив компании, а не личное имущество сотрудников. Когда информация о поставщиках — условия, история работы, надёжность — хранится в телефонах и переписках, уход одного человека может обнулить годы наработанных связей. В системе она остаётся и доступна всем, кому нужна для просчёта нового проекта.
Можно ли автоматизировать адаптацию новых сотрудников?
Да, и это одна из самых недооценённых задач. Выход человека на работу — последовательность обязательных шагов: доступы, знакомство с процессами, первые задачи, контрольные точки в первые недели. Всё это можно описать один раз и запускать автоматически при каждом найме. Выигрыш заметен там, где людей нанимают регулярно: новичок начинает приносить пользу быстрее, а руководитель не тратит время на повторение одного и того же.
Читать дальше
Похожие материалы
Следующий шаг
Разберём ваши проекты — от запроса до сдачи
Если работа идёт в таблицах, а шаги исполнителей видны только по результату — посмотрим ваш процесс и покажем, что можно собрать в систему. Разбор начнём с вашей работы, а не с готового шаблона. Встреча на 40 минут, без обязательств продолжать.
Заказать звонок