Запросы нигде не копились
Расчёты стоимости перевозки, отправленные предложения, история переговоров жили в почте и переписках. Вернуться к прошлому расчёту через полгода было почти невозможно.
Мы используем cookie-файлы для улучшения работы сайта. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования cookie
Заказать звонок
Кейс · международные перевозки
Международная логистика: стадии двигаются сами, когда задачи этапа выполнены
Компания занимается перевозками: экспорт, импорт и доставка внутри России. Сложность здесь не в схеме продаж, а в сроках: на каждом этапе несколько исполнителей, часть работ идёт параллельно, часть строго по очереди, и опоздание одного звена сдвигает весь заказ.
- Отрасль
- Международная и внутренняя логистика
- Направления
- Экспорт, импорт, перевозки по России
- Как пришли
- Нашли нас сами в интернете
- Статус
- Работает, связь поддерживаем
Коротко
Что построили
2–3 нед.на настройку системы до начала обучения
4воронки: обработка запросов и три направления перевозок
0ручного перевода сделок между стадиями
+2воронки для отдела продаж добавили через три месяца
Третья цифра — главная особенность этого проекта. Стадию здесь не двигает человек: она меняется сама, когда все задачи этапа закрыты. Ниже объясняем, зачем так сделано.
С чего началось
Систему попросили сами сотрудники
Обычно внедрение приходит сверху: собственник решил, сотрудники приняли — с разной степенью энтузиазма. Здесь всё было наоборот, и это заметно повлияло на весь ход проекта.
Инициатива шла снизу
Сотрудники сами обратились к собственнику с просьбой внедрить систему, где можно вести учёт запросов, расчётов и исполнения заказов. Выбор остановили на Битрикс24, после чего компания нашла нас. Мы разобрали путь клиента — от поиска в холодной базе до повторного заказа, — показали схему будущей системы и заключили договор.
Сроки этапов никто не контролировал
В перевозке важен не общий срок, а каждый его отрезок. Опоздание с документами на день сдвигает отправку на неделю, и заметно это становится слишком поздно.
В каждом заказе несколько исполнителей
Расчёт делает один, документы готовит другой, с перевозчиком общается третий. Кто и что уже сделал — держалось в голове и уточнялось вопросами.
Направления работают по-разному
Экспорт, импорт и внутренние перевозки отличаются составом документов, участниками и сроками. Вести их одним списком означало не видеть ни одно из них.
Повторные заказы не отслеживались
Логистика — бизнес с постоянными клиентами. Но без учёта прошлых перевозок повод для нового обращения появлялся только тогда, когда клиент писал сам.
Холодная база не прорабатывалась
Поиск новых клиентов шёл эпизодически и без системы. Этот блок мы взяли в работу позже, когда основные процессы уже устоялись.
Что построили
Одна воронка на запросы и три на направления
Разделение простое и соответствует тому, как компания работает: сначала запрос обрабатывается и превращается в оплаченный заказ, потом заказ уходит в тот контур, который отвечает за его тип перевозки.
1
Обработка запросов
Работа с обращениями текущих клиентов: получение запроса, расчёт стоимости перевозки, подготовка и отправка предложения, согласование, оплата. Все расчёты сохраняются — и когда клиент возвращается через полгода с похожим маршрутом, история под рукой.
Логистика живёт на повторных заказах, поэтому сохранённый расчёт — это не архив, а рабочий инструмент для следующей сделки.
2
Три параллельных контура исполнения
После оплаты заказ уходит в один из трёх контуров. Они устроены похоже, но отличаются составом этапов, документами и сроками — попытка свести их в одну воронку дала бы стадии, половина которых не применима к конкретному заказу.
Экспорт Вывоз груза за пределы страны: свой пакет документов и свои сроки согласований.
Импорт Ввоз груза: таможенное оформление, проверки, доставка до адреса получателя.
Внутри России Перевозки без пересечения границы: короче цикл, меньше документов, другой ритм.
Разделение даёт и практическую пользу для управления: видно, какое направление растёт, где чаще срываются сроки и куда уходит больше сил.
Главное решение
Стадию двигает не менеджер, а выполненная работа
Схема продаж здесь несложная. Вся трудность была в сроках: на каждом этапе работают несколько человек, часть дел идёт одновременно, часть строго друг за другом. Если полагаться на то, что кто-то вручную переведёт сделку дальше, сроки поедут обязательно.
Пока стадию двигает человек, она отражает его аккуратность. Когда её двигают закрытые задачи — она отражает реальное состояние дел.
Поэтому каждый этап получил набор задач с конкретными исполнителями. Часть из них ставится параллельно, часть последовательно — вторая появляется только после закрытия первой. Когда все задачи этапа выполнены, сделка переходит на следующую стадию автоматически.
Шаг 1
Стадия ставит задачи
При переходе на этап система сама раздаёт работу нужным исполнителям, со сроками.
Шаг 2
Часть идёт параллельно
Что можно делать одновременно — делается одновременно. Что зависит от предыдущего — появляется после него.
Шаг 3
Этап закрывается сам
Все задачи выполнены — сделка переходит дальше. Забыть перевести её невозможно.
У такого устройства есть побочный эффект, который оказался не менее полезным: стало видно, где именно заказ стоит. Не «сделка висит на этапе оформления», а «не закрыта конкретная задача у конкретного человека третий день». Разница принципиальная — во втором случае понятно, что делать.
Через три месяца
Потом взялись за отдел продаж
Сначала запустили и обкатали исполнение — то, без чего компания не работает. Только когда это устоялось, добавили привлечение новых клиентов. Порядок здесь важен: наращивать поток заявок в неотлаженный процесс означает получить больше беспорядка, а не больше денег.
Воронка лидов под холодную базу
Проработка списка потенциальных клиентов: контакты, выход на нужного человека, первичный интерес. Отдельный контур со своими показателями — сколько касаний нужно, чтобы получить запрос.
Воронка сделок до договора
Заинтересованный клиент переходит сюда: обсуждение условий, расчёт, договор. После заключения его передают логистам — и дальше работают уже контуры исполнения.
В итоге получилась замкнутая картина: новый клиент приходит через холодную проработку, заключает договор, попадает в исполнение и дальше возвращается уже как текущий — в первую воронку с сохранённой историей расчётов.
Эффект
Что изменилось в работе
Сроки этапов под контролем
Задержка видна на уровне конкретной задачи и конкретного человека, а не как общее ощущение, что заказ буксует.
Сделки не застревают из-за забывчивости
Стадия меняется автоматически. Ситуация «работа сделана, но никто не перевёл сделку дальше» больше не возникает.
Каждый знает свою часть работы
Задачи приходят исполнителям сами, со сроками. Уточнять, кто чем занят и что уже готово, не нужно.
Расчёты сохраняются
История стоимости перевозок доступна по каждому клиенту и маршруту. Повторный запрос обрабатывается заметно быстрее.
Направления видны по отдельности
Экспорт, импорт и внутренние перевозки считаются раздельно. Понятно, что даёт больше и где чаще проблемы.
Поиск клиентов стал процессом
Холодная база прорабатывается в отдельной воронке с измеримыми показателями, а не по настроению.
Честно
Эта компания не выросла после внедрения — и не собиралась
Почти каждый кейс на этом сайте заканчивается ростом: заявок стало больше, отдел продаж увеличился, оборот вырос. Здесь ничего подобного не произошло, и мы не станем это скрывать или подавать иначе.
Компания работает в прежних объёмах тем же составом. Не потому, что не может расти, а потому, что не хочет: собственнику и сотрудникам комфортно на текущем масштабе. Запросов к нам почти нет — система работает, вопросов не возникает.
Бизнес не обязан расти. Иногда порядок нужен не для роста, а чтобы работать спокойно.
Мы пишем об этом потому, что отраслевая привычка обещать рост от внедрения — довольно лукавая. CRM не создаёт спрос и не приводит клиентов сама по себе. Она убирает потери, делает работу видимой и снимает с людей необходимость всё помнить. Превратится это в рост или в спокойствие — решает собственник, а не система.
Для компании, которая осознанно не растёт, результат внедрения выглядит иначе: не больше заказов, а меньше нервов. Сроки не срываются, ничего не теряется, сотрудники не дёргают друг друга вопросами. Это тоже результат, и он ничем не хуже.
И отдельно про начало этой истории: систему здесь попросили сами сотрудники. Когда инициатива идёт снизу, приживление проходит легко — людям не нужно объяснять, зачем это нужно, они пришли с этим сами. Если у вас в компании кто-то просит навести порядок в учёте, это лучший момент для внедрения из возможных.
Вопросы
Что спрашивают про сроки и исполнителей
Что значит «стадия меняется автоматически»?
Каждому этапу назначается набор задач с исполнителями и сроками. Пока хотя бы одна не закрыта, сделка остаётся на месте; когда закрыты все — переходит дальше сама. Смысл в том, что стадия перестаёт быть отметкой, которую кто-то не забыл поставить, и становится отражением фактически выполненной работы. Заодно исчезает частая беда: работа сделана, а сделка висит, потому что её не перевели.
Как быть, если часть работ идёт параллельно, а часть последовательно?
Так и настраивать. Задачи, которые можно выполнять одновременно, ставятся сразу все — исполнители не ждут друг друга. Те, что зависят от предыдущего результата, появляются только после его закрытия. Это важнее, чем кажется: если поставить все задачи разом, люди начнут браться за то, что делать ещё рано, и переделывать.
Зачем разделять экспорт, импорт и внутренние перевозки?
У них разный состав этапов, документов и участников. В общей воронке пришлось бы делать стадии, половина которых не относится к конкретному заказу, — и сотрудники просто прощёлкивали бы их мимо. Плюс раздельный учёт даёт понимание, какое направление приносит больше и где чаще срываются сроки.
С чего начинать — с продаж или с исполнения?
Как правило, с исполнения, если оно сложное. Логика простая: увеличивать поток заявок в неотлаженный процесс — значит получить больше беспорядка, а не больше денег. В этом проекте отдел продаж мы взяли в работу через три месяца после запуска исполнения, и это оказалось правильным порядком.
Что делать, если систему просят сотрудники, а не руководитель?
Пользоваться моментом. Главная причина провала внедрений — сопротивление людей, которым систему навязали. Когда запрос идёт снизу, этой проблемы просто нет: сотрудники сами заинтересованы, чтобы получилось. Руководителю в такой ситуации стоит не откладывать — совпадение желания и готовности случается не так часто.
Обязательно ли компания вырастет после внедрения?
Нет, и обещать это было бы нечестно. Система убирает потери, делает работу видимой и снимает с людей необходимость всё держать в голове. Приведёт это к росту или к более спокойной работе в прежних объёмах — зависит от целей собственника. Обе цели нормальные, и мы не считаем вторую хуже первой.
Следующий шаг
Разберём, где ваши заказы теряют время
Если в каждом заказе несколько исполнителей и сроки едут непонятно из-за кого — посмотрим процесс и покажем, как сделать задержки видимыми. Расти при этом необязательно. Встреча на 40 минут, без обязательств продолжать.
Обсудить ваш проект
Оставьте контакты — свяжемся в рабочее время и покажем прототип под ваш бизнес. Бесплатно и без обязательств.